Tips Sekuriti Tunai

Tips mengenai security tunai, berdasarkan pengalaman kami di Washville.

Anda rasa pekerja anda jujur dan tidak mungkin mencuri? Jangan rasa sahaja. Pastikan!

Godaan

Bagai orang mengantuk disorong bantal. Itulah perumpamaan yang tepat apabila pekerja yang sehari-hari memegang tunai yang banyak, tetapi bukan miliknya. Lebih-lebih lagi apabila pekerja itu ada masalah kewangan. Kalau yang memang tak amanah, dia akan terus cari jalan untuk curi duit. Kalau yang biasanya amanah, mungkin dia akan pujuk diri untuk bayar balik kemudian. Tapi tak pula beritahu bos!

Percaya tak, pekerja yang solat cukup 5 waktu, siap baca zikir mathurat pagi dan petang pon boleh mencuri! Ya. Kisah benar.

Rekod tunai

Paling mudah duit hilang adalah apabila tiada sistem komputer. Setiap kali pelanggan bayar, kena rekod dalam buku. Adakah pelanggan bayar ikut turutan nombor bill? Boleh, jika kita pemilik dobi (Bos) tetapkan pelanggan perlu bayar masa buat pesanan. Kalau tidak, sukar untuk pastikan pelanggan dah bayar atau belum untuk setiap bill yang dikeluarkan. Setiap malam juga, Bos perlu luangkan masa untuk tambahkan nilai setiap duit masuk, tepat atau tidak dengan duit dalam peti. Kadang-kadang Bos tak sempat untuk kira setiap hari, Bos kira setiap minggu. Kalau duit tak cukup, memang tak tahu lah bila duit tu hilang.

Pelanggan pon rasa malas nak tunggu bil ditulis dan dikira, menyebabkan lebih ramai pelanggan pergi sahaja selepas tinggalkan barang tanpa ambil bil kerana pekerja kenal dengannya. Mudah bagi pekerja untuk langsung tak buat bil, siapkan servis dan masukkan duit dalam poket. Macam mana kita nak tangkap? Jadi, langkah pertama ialah penggunaan sistem. Ini amat penting.

Mungkin kita rasa mahal untuk gunakan sistem komputer. Sebenarnya tidak. Jika duit hilang setiap hari RM10, sebulan dah RM300. Tiga atau 4 bulan dah boleh bayar kos sistem.

Periksa tunai (Cash Check)

Cara yang berkesan ialah manager kedai atau yang jaga kaunter (manager) perlu periksa tunai setiap kali masuk shift dan keluar shift kerja. Supaya jika berlaku kurang duit, manager bertugas yang akan bertanggungjawab. Namun, terdapat juga kelemahan sistem ini. Timah (Manager yang mencuri) boleh kira tunai ketika mula shift, curi duit dan merepotkan kekurangan duit. Jadi, manager yang bertugas sebelumnya, Alia (Manager 1) yang akan dituduh mencuri duit. Cara mengatasi masalah ini ialah supaya Alia kira duit bersama-sama Timah sebelum melepaskan shiftnya kepada Timah. Jadi, Timah tak boleh tipu lagi pada Cash Check.

Lubang sekuriti

Selain itu, masih terdapat beberapa lohong (loopholes) dalam perjalanan tunai dari poket pelanggan ke Daftar Tunai (Cash Register). Semestinya Bos tidak sentiasa berada di kedai. Tugas Bos ialah untuk mengembangkan bisnes, dan bukan menunggu pelanggan atau hanya sibuk menguruskan perjalanan tugas-tugas dobi.

Jalan terbaik ialah untuk minta dahulu bayaran penuh dari pelanggan sebelum mula servis. Pon begitu, masih banyak ruang untuk pekerja tipu duit.

Jika dobi sudah menggunakan sistem komputer, sebahagian besar lohong-lohong hilang tunai telah dikambus, tetapi tidak sepenuhnya. Berikutnya ialah beberapa ruang yang perlu diawasi supaya tidak berlaku keciciran tunai.

Pakaian tidak bertuan

Bos perlu selalu buat pemeriksaan rawak (spot check). Datang kedai pada waktu yang pelik. Contohnya, jika selalu datang kedai 11am, cuba sesekali datang pada waktu 3pm, dan periksa. Periksa apa? Pastikan setiap pakaian atau item ada tanda (tag) atau bill. Pastikan tiada item yang tidak diketahui siapa tuannya. Jika ada kes pakaian tak bertuan, ada 2 penjelasan sahaja.
Pertama, SOP yang tidak lengkap atau pekerja tidak mengikuti SOP. Mendisiplinkan pekerja mengikut SOP perlukan sistem denda dan ganjaran. Perkara ni kita borak lain kali.

Kedua, Timah memang tak keluarkan resit. Duit pelanggan masuk ke poketnya. Bila kantoi, alasan biasa ialah “Boss, pelanggan minta timbang bila kering sebab tadi basah lenjun baju dia”. Ini adalah alasan yang tak boleh diterima, kerana tak ikut SOP. Setiap item yang lepas dari kaunter perlu ada bill dan tag. Jika ini berlaku, anda boleh mula mencari Manager baru.
Bila ditanya mana tag? Timah cakap tak sempat print.

Setkan sistem anda supaya auto-print tag setiap kali pesanan dibuat.

Pakaian hilang!

Perkara kedua yang perlu diperiksa ialah barang-barang pada rak. Ada tak pakaian yang sepatutnya ada pada rak, tapi bila kita periksa, hilang!
Strategi kelicikan Timah: Bila pelanggan datang ambil item yang dah siap dan bayar, Duit tu Timah kebas. Dan di sistem Timah tak rekod bahawa item tersebut dah diambil pelanggan.

Servis Ekspres, tak sempat print resit?

Lubang ketiga ialah Servis Ekspres, contohnya gosok terus (on the spot) sehelai kemeja dan seluar. Servis boleh siap dalam masa 10 minit. Kemungkinan besar, pelanggan tak kisah pon untuk ambil bil kerana tak perlu untuk rujukannya. Boss pon susah nak tangkap, sebab item tak disimpan di kedai. Servis macam ni berbaloi Timah curi duit, sebab caj 2 kali lipat (double).

Kata kunci di sini ialah pelanggan rasa tak perlu ambil bil. Jadi, ini yang perlu ditangani.
1. Letakkan notis “Pelanggan tak perlu bayar jika tiada bil dikeluarkan”. Pamerkan pada tempat yang selari dengan pandangan mata (eye level) pelanggan.
2. Guna monitor kedua (paparan pelanggan) untuk tunjukkan butiran bil. Dengan cara ini, walaupon pelanggan malas ambil resit, dia akan nampak butiran dan cara pengiraan caj pada paparan. Untuk paparan pelanggan dipaparkan, bil baru perlu dibuka dahulu.
3. Gunakan fungsi kumpul mata (points). Dengan cara ini, pelanggan mahu lihat mata untuk transaksi ini ditambah ke jumlah mata sedia ada. Jadi, mau tak mau Timah terpaksa buka bill baru dan rekodkan tunai terima.

Resit berubah

Asalnya resit 20kg. Lepas cetak resit dan beri kat pelanggan, Timah ubah jadi 10kg sahaja. Bila customer bayar, caj basuhan 10kg masuk dalam Cash Drawer, lagi 10kg? Masuk poket Timah la!

Sistem POS perlu terus tutup ruang untuk tukar butiran bil apabila resit sudah di print. Lagi satu ciri keselamatan yang penting ialah merekodkan setiap aktiviti yang dilakukan oleh Timah pada sistem.

Pelanggan campak

Biasanya dobi di kawasan sibuk yang susah ada petak letak kereta kosong, pelanggan letak je barang, sebut nama dan terus pergi. Terutamanya pelanggan berulang (regular customer).

Perkara ni boleh dikurangkan jika sistem anda dapat print bil dengan cepat. Cuba, bolehkah sistem print resit dalam masa kurang 10 saat termasuk cari nama pelanggan dan masukkan butiran pesanan (order)? Ruang untuk Timah tipu duit kedai ada bila pelanggan tersebut datang untuk ambil barang dan bayar. Pelanggan akan tanya “Berapa?” tanpa minta bil, kerana tiada keperluan untuk dia simpan bil tersebut.

Timah boleh caj lebih dari sepatutnya, lebihan caj masuk poket. Atau, Timah boleh rekod kurang pada bil, tapi caj penuh pada pelanggan. Beza caj, masuk poket.

Kalau anda menyediakan paparan pelanggan, mudah! Pelanggan boleh terus tengok paparan dan butiran caj, tanpa ambil bil. Jadi, tiada ruang untuk Timah isi poket.

Sikit-sikit lama-lama jadi bukit.

Awalnya curi RM5 setiap hari, makin lama makin berani. Makin banyak item tanpa bil. Kita sebagai Bos perlu sentiasa waspada. Tunai adalah nadi bisnes. Jangan nanti kita makin miskin, pekerja yang kaya senyap-senyap.
Dobi boleh berjaya, tapi hanya dengan pengurusan yang betul!

Kalau tuan-puan ada lagi cadangan lain mengambus lubang curi duit, sila utarakan pada komen.

https://docs.google.com/document/d/1439W5xRmeV_vlL19qhilH8omZphlL-igQiKsL19vIik/edit?usp=sharing